Cómo cumplir el nuevo RGPD (Reglamento de protección de datos) en tus formularios con Elementor, Thrive Leads y Mailrelay

Cómo cumplir el nuevo RGPD (Reglamento de protección de datos) en tus formularios con Elementor, Thrive Leads y Mailrelay
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Como seguramente ya sabrás porque lo estamos leyendo y escuchando por todos sitios durante bastante tiempo, el nuevo RGPD europeo (Reglamento general de protección de datos) entra en vigor el próximo 25 de mayo de 2018.

Con ello, a todos nos han entrado los sudores fríos de la muerte debido a que no cumplir con esta ley puede suponer multas muy cuantiosas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de tu negocio.

No es moco de pavo ni para tomárselo a broma, ¿verdad? No sé tú (lo mismo eres Mark Zuckerberg o Bill Gates y te da igual), pero a mi me meten un palo de estos y creo que ya no me enderezo en lo que me queda de vida.

Uno de los puntos a cumplir en este nuevo R.G.P.D. es el de adaptar todos los formularios de tu web de tal forma que consigas el consentimiento expreso e inequívoco de que la persona que se suscribe a ella te cede tus datos para los fines que tú tengas establecidos en tu política de privacidad.

En otras palabras, que no vale en darlo por supuesto o poner un simple texto diciendo que enviando el formulario aceptan tu política de privacidad. Tienen que indicarte expresamente que la aceptan y tú tienes que tener un registro con la prueba de que te la han aceptado.

Suena a película de abogados tipo Erin Brokovich que tira para atrás, lo sé. Pero es lo que hay.

nuevo-RGPD-pelicula-erin-brokovich

Fruto de ello nace este post: hoy quiero enseñarte cómo cumplir el nuevo reglamento de protección de datos europeo en este sentido utilizando como herramientas Thrive Leads y Mailrelay.

 

¿Qué es el nuevo RGPD?

Entiendo que con esta breve explicación que yo te he aportado sobre el nuevo RGPD te sientas un tanto perdido, desorientado y no sepas de donde te ha venido esta nueva preocupación que a partir de ahora atormenta tu cabeza.

Lo siento por la parte que me toca. Pero prefiero ser “culpable” de esto haciendo que te duela un poco la cabeza durate un ratito que hacer que te arruines con las multas que te he mencionado antes por no haberte avisado de todo esto. 😉

De todos modos, yo no soy abogado ni ningún experto en temas legales. Así que lo mejor para que te enteres bien de que va esto es que te veas la siguiente charla que mantuve con Raúl Florido en Experiencia Emprende Online en la que nos desgranó todos los aspectos principales sobre esta nueva ley de protección de datos.

Ahora sí que sí. Cero dudas respecto a esto, ¿no?

Pues aclarada la parte 100% legal, es hora de que yo te enseñe a solventar la parte técnica. ¡A por ello!

 

Cómo adaptar tus formularios de suscripción al nuevo R.G.P.D. con Mailrelay y Thrive Leads

Como explicaba Raúl en el vídeo del apartado anterior, para cumplir el nuevo reglamento general de protección de datos no es suficiente con crear un formulario con una casilla de “Acepto la política de privacidad” sino que:

  1. Esta casilla no puede estar marcada por defecto.
  2. Aparte de la casilla, debes también tener en todos los formularios un texto legal explicando ciertos detalles legales como el responsable, la finalidad del uso de los datos, los destinatarios donde se van a alojar estos datos, etc.
  3. La aceptación de la casilla se debe ver reflejada en un registro personal para ti (generalmente almacenado en tu herramienta de email marketing) con el que puedas demostrar que, efectivamente, cada uno de tus suscriptores han aceptado tu política de privacidad.

Así dicho de sopetón suena chungo, ¿verdad?

Bueno, no te preocupes. Ya verás que el león no es tan fiero como lo pintan. 😛

Voy a ayudarte a que consigas todo esto fácilmente con este tutorial para adaptar tus formularios de suscripción creados con Mailrelay y Thrive Leads al nuevo RGPD.

Los pasos a seguir para completar el proceso correctamente serán los siguientes:

  1. Crear un campo personalizado en Mailrelay para incluir el checkbox de la política de privacidad.
  2. Crear un formulario personalizado (también en Mailrelay) que incluya el campo personalizado mencionado anteriormente.
  3. Conectar el nuevo formulario personalizado creado en Mailrelay con Thrive Leads.
  4. Testear que, una vez introducidos unos datos de suscripción en tus formularios, queda registrado en Mailrelay que el usuario ha aceptado tu política de privacidad.

Cuatro pasitos de nada. No son más. ¿A qué no es para tanto?

Vamos a verlos uno por uno con detalle.

 

#1 Crear un campo personalizado en Mailrelay

Entra en tu cuenta de Mailrelay y, en el menú principal de la herramienta, ve hasta abajo del todo. Ahí localiza la opción “Configuración – Campos Personalizados“.

Cuando estés dentro de ella, pulsa en el botón “Crear” para que te aparezca un formulario en el que vamos a introducir los datos sobre el nuevo campo que vamos a insertar en nuestros formularios de suscripción.

Este campo no es otro que el de la casilla de aceptación de la política de privacidad, el cual tenemos que generar como se muestra en la imagen:

nuevo-RGPD-campo-personalizado-Mailrelay

 

Te explico un poco los campos que hemos rellenado para que son:

  1. Posición: este campo hace referencia al orden de este campo personalizado respecto a los demás campos personalizados. Puedes ponerle un 1 como he hecho yo u otro número que a ti te convenga más.
  2. Título: el nombre que le vas a dar a este campo y con el que lo identificarás en tu registro de suscriptores. Como ves, yo pongo “Ha leído y acepta…” en tercera persona para que en el registro interno de Mailrelay me aparezca así esta aceptación por parte del usuario de mi política de privacidad.
  3. Tipo de campo: ponemos “checkbox” porque hace referencia a un campo de este tipo. Es decir, que este sea un campo en el que haya que marcar una casilla de verificación.

Pulsa en “Salvar” y ya tendrás tu campo personalizado creado.

 

#2 Crear un formulario personalizado

Ahora es el momento de crear un nuevo formulario personalizado en Mailrelay que incluya el campo personalizado de aceptación de la política de privacidad que el nuevo RGPD nos exige.

Para ello, sólo tienes que ir a “Formularios de suscripción – Formularios personalizados” y pulsar en el botón “Crear” (o editar un formulario que ya tengas creado anteriormente).

Cuando hagas esto, te encontrarás en la pantalla de creación (o edición) del formulario personalizado y verás que en el apartado Campos disponibles tienes los típicos de Nombre, Email y Grupo de suscriptores. Pero, además, ahora aparecerá también tu campo personalizado “Ha leído y acepta la política de privacidad”.

Incluye en la columna “Campos en el formulario” todos estos campos de la forma que te muestro en la imagen:

RGPD-formulario-personalizado-Mailrelay

Pulsa el botón “Salvar” y listo.

El grupo “Suscriptores del blog (nueva R.G.P.D.)” es un grupo que he creado yo previamente dentro de los grupos de Mailrelay para asegurarme que todos mis nuevos suscriptores (incluyendo los antiguos que me lo confirmen) aceptan la política de privacidad y que en el registro de Mailrelay esta aceptación se refleja de cara a estar cubierto de forma legal.

Te recomiendo que tú hagas lo mismo y generes un nuevo grupo vacío para después notificarles a tus antiguos suscriptores que tienen que volver a darse de alta aceptando expresamente la política de privacidad tal y como marca la ley.

Ahora vuelve a la ventana “Formularios – Formularios personalizados”, haz click en el formulario que acabas de crear y después pulsa el botón “Ver código”.

Al hacer esto, se te mostrará el código HTML que vamos a utilizar para conectar este nuevo formulario que incluye el campo de aceptación de la política de privacidad con Thrive Leads.

nuevo-RGPD-codigo-conexion-Mailrelay-Thrive-Leads

 

#3 Conectar el nuevo formulario de Mailrelay con tu formulario web diseñado con Thrive Leads

Bien, ya tenemos todos los ingredientes para ir a nuestro formulario creado con Thrive Leads y volver a hacer la conexión con Mailrelay de tal modo que estemos 100% acordes a la legalidad.

Cuando ya estés dentro de tu pantalla de edición del formulario de Thrive Leads, pulsa en lo que es el formulario “puro y duro”. En la parte izquierda verás una opción llamada “Connect Form to Service” (Conectar formulario al servicio).

Al pulsarla, tendrás la opción de conectar con Mailrelay bien por API o bien por formulario HTML. Yo te recomiendo hacerlo por HMTL para utilizar el código que hemos copiado en el apartado anterior (y que además no te provocará problemas con el famoso ‘doble optin’, que es otro de los requisitos obligatorios que tienes que cumplir con la nueva ley).

Cuando hayas elegido la opción de “HTML Form Connection“, simplemente copia el código que has obtenido al crear tu formulario personalizado en Mailrelay y pulsa en “Continuar“.

¡Ya casi está! Tu formulario está conectado y la casilla de aceptación de la política de privacidad aparece sin problema.

Tan sólo faltan un par de detallitos:

  1. Pulsa en el campo del checkbox de la política de privacidad y, en sus opciones (las que aparecen en la parte izquierda), marca la opción “Required field para que sea obligatorio marcarlo. De lo contrario, el usuario podrá suscribirse sin aceptar la política de privacidad (algo que no nos interesa ni se contempla).
  2. Después, pulsa de nuevo en el formulario completo y mediante la opción “Edit Form Elements” dale el diseño que tú quieras a tu formulario. Del mismo modo, en la parte de abajo debes colocar tu texto legal en el que indiques los datos relativos a tu negocio y al tratamiento de estos datos. Estos generalmente son: responsable, finalidad, legitimación, destinatarios y  derechos. Y digo generalmente porque, como te he dicho antes, lo ideal es que esto te lo indique mejor yo un experto en temas legales en internet.

Ahora sí que sí…¡lo tienes!

 

#4 Testea que la aceptación de política de privacidad se queda registrada en Mailrelay

Lo último que tienes que hacer es comprobar que todo lo has configurado correctamente y, muy importante, que en Mailrelay queda la “huella” de que tus usuarios aceptan tu política de privacidad.

Hacer esto es muy simple:

  1. Con un correo electrónico de tu propiedad, regístrate como nuevo suscriptor en tu nuevo formulario. Recuerda también probar que si la política de privacidad no es aceptada, no debería dejarte enviarlo.
  2. Después, ve a Mailrelay. Entra en “Suscriptores – Activos” y localiza tu registro de prueba (es decir, el email y el nombre con el que acabas de registrarte como suscriptor de tu propia web).
  3. Haz doble click en dicho registro y, al ver los datos del mismo, comprueba que hay un campo llamado “Ha leído y acepta la política de privacidad” que está marcado tal y como te muestro en la imagen.

rgpd-registro-politica-privacidad-mailrelay

¡Ahora sí que sí! Todo está en orden y funcionando. 🙂

Por si te ha quedado alguna duda al respecto o en algo no me he explicado demasiado bien yo, también te he preparado un vídeo tutorial explicándote todo el proceso paso por paso en formato audiovisual:

 

Conclusión

Con este tutorial que he preparado para ti, espero que ya no te suponga ningún problema adaptar los formularios de tu web al nuevo R.G.P.D.

Eso sí, recuerda que esto es sólo una de las cosas que debes cumplir. Sólo siguiendo este tutorial y adaptando los formularios de tu web no estás cumpliendo toda la ley de protección de datos europea. Con lo que, para que la cumplas al 100%, te invito una vez más a que te pongas en manos de expertos en temas legales que trabajen minuciosamente tus textos en función de la actividad de tu negocio y las herramientas que utilizas en él.

Como siempre, si tu quieres, te invito a que sigamos hablando un poco más abajo en los comentarios sobre este tema o cualquier otro relacionado con el RGPD.

Imagen de cabecera realizada por Pe3k y cedida por Shutterstock

José Antonio Carreño
Diseñador web freelance especializado en el CMS Wordpress. Ayudo a bloggers, negocios unipersonales y emprendedores digitales a crear un blog profesional atractivo cuyo diseño esté orientado a conseguir conversiones. También te echo una mano a través de mi blog escribiendo artículos, consejos, reviews o tutoriales en los que te hablo sobre temas referentes a Wordpress, diseño web y blogging
José Antonio Carreño
- 3 días ago
José Antonio Carreño
José Antonio Carreño

20 comentarios en “Cómo cumplir el nuevo RGPD (Reglamento de protección de datos) en tus formularios con Elementor, Thrive Leads y Mailrelay

  1. Hola Jose Antonio.

    Antes de nada darte las gracias por el contenido de esta entrada. Era justo lo que andaba buscando para mi blog. Ha sido una especie de justicia divina o karma divino el hecho de que gracias a ti comencé a usar Mailrelay… y justamente tú me has dado la clave para la creación del dichoso checkbox.

    Ahora bien, tengo una duda y gorda. Siguiendo tus pasos me he dado cuenta de que cualquiera puede suscribirse sin activar el checkbox.

    ¿Existe algún modo de que el formulario no funcione sin que se active el checkbox? Con su consecuente aviso de que o aceptas la política de privacidad… o no te vas a suscribir.

    Ten en cuenta que no utilizo Thrive Leads (por ahora) y tan solo utilizo un widget (código html) para el formulario de suscripción. Lo puedes ver en mi blog si te apetece echar un vistazo.

    Un saludo y muchas gracias de antemano.

    Fran.

    PD: Me he dado cuenta de que estaba suscrito a tu blog y me he debido de perder el correo de confirmación de suscripción, asi que procedo a suscribirme de nuevo.

  2. Mi problema es con Elementor y Active Campaign que no reconoce la casilla de aceptación de Elementor. Y lo peor es que no encuentro ayuda sobre esto ni en grupos de Elementor, ni siquiera el soporte técnico responde a un ticket en un plazo apropiado, nada que con Thrive Leads es mucho más fácil, no acabo de ver las maravillas de Elementor. ¿Sabrá usted que trabaja con Elementor por qué ocurre ese problema?

    • Hola Alain,

      Es simple: Elementor aún no está preparado para realizar en sus formularios conexión mediante HTML. Por eso yo sigo utilizando Thrive Leads. Como se explica en el post, la casilla de aceptación debes tenerla implementada en tu herramienta de email marketing y luego, gracias a Thrive Leads, ponerla como que sea obligatoria marcarla para que no se envíe el formulario en caso contrario. 😉

      Saludos!

  3. No, si ya sé cómo se integra Active Campaign con Thrive Leads, lo que no sabía es que Elementor tenía tantas limitaciones, pensé que eran menos.

    • Hola Alain,

      Con todo el respeto del mundo, sé que llevas preguntando sobre los formularios de suscripción de Elementor durante mucho tiempo en diferentes grupos de redes sociales y siempre se te ha respondido (por mi parte o por la de otros profesionales) que esta es una opción que en Elementor todavía está muy en pañales.

      Por tanto, no da lugar ahora a sorprenderse por no poder hacer esto que tú quieres. Por eso siempre se te ha recomendado, hasta el y a día de hoy, utilizar Thrive Leads como complemento para esta tarea.

      En lo que sí estoy contigo es que Elementor debe mejorar en este aspecto y estoy seguro que lo hará. Y el día que eso suceda, yo seré el primero que seguramente abandonará Thrive Leads para hacerlo todo con Elementor. Pero, hasta el día de hoy, no lo recomiendo.

      Saludos!

  4. ¡Hola Jose!
    Antes de nada, decirte que nunca te había escuchado hablar y tienes una voz muy radiofónica ¿no te lo han dicho nunca?, jajaja!!

    Me gustaría que me confirmases una cosilla a ver si a ti también te pasa. La casilla de verificación de aceptación de la política de privacidad en el panel de Mailrelay es clicable, es decir, se puede habilitar y deshabilitar (al menos en mi caso), con lo cual puede suponer un problema a la hora de demostrar que el usuario ha aceptado efectivamente el checkbox.

    ¿Me puedes confirmar si a ti también te pasa? Si a ti también te sucede, dímelo y me pongo en contacto con Mailrelay, ¿okis?

    PD: Yo no uso ni Elementor ni Thrive Leads, así que el código HTML va a pelo en la página que uso de suscripción (no creo que vayan por ahí los tiros, no??)

    PD: Para el colega Fran… Fran prueba a añadir required en esta línea de código. A mí me ha funcionado y no deja suscribirse sin clicar el checkbox:

    Besos y abrazacos!!

    • Hola Bea, ¿qué tal?

      Pues alguna vez me han dicho algo parecido, sí (tampoco muchas, ¿eh?). Pero fíjate que yo no me veo por ningún lado la voz radiofónica. 😛

      Sí, a mi también me sucede esto y creo que a día de hoy no es modificable. Pero así valdría perfectamente bajo mi punto de vista, ya que previamente a esto tú te debes haber asegurado en tu web mediante la aceptación obligatoria de la casilla y el envío de doble optin de email que, efectivamente, ese dato es cierto (y no lo has clickado tú).

      Naturalmente, doy por hecha la buena fe de la persona que trata los datos y que no va a ponerse a añadir correos a su lista de email marketing y poner a todos que han aceptado su política de privacidad.

      Además, si yo no me he suscrito a una lista en concreto, sí que es demostrable que no lo he hecho (por ponerte un ejemplo, en mis datos de navegación si he hecho el proceso deberían aparecer la página de “Confirmar suscripción” y “Gracias”). 😉

      ¡Saludos!

  5. Hola José Antonio!!

    Llevo un buen rato liado y no hay manera tío. He puesto el class=”required”, pero no hay forma de que sea necesario activar el checkbox antes de que se envíe el formulario.

    ¿Alguna recomendación?

    He intentado conectar vía api, para poner el checkbox desde thrive leads, pero tampoco me acepta ni la url ni la api key jaja.

    • Buenas Jesús, lo has puesto de forma manual el check? Si es así es tan sencillo como añadir al código donde está el checkbox, que será algo así, el required, quedando más o menos así:

      Es decir, cuando veas algo así como lo anterior, añadir al final required, antes del signo mayor que de cierre (>) del tag input.

      Espero que sea lo que necesitas

      Un saludo.

        • Hola Javi! Así es como lo hice jeje. Tengo conocimientos medio de html.

          Sin embargo, no me lo lee o el formulario de mailrelay está incorrecto. He intentado contactar con soporte pero están tardando más de la cuenta.

          Lo único que hice fue crear el campo personalizado, copiar el codigo del formulario y ponerlo en el html de thrive leads. Poner el required en los inputs y ya está. El nombre y el email si es obligatorio ponerlo (me hace caso del required), pero en el del checkbox se lo pasa por el forro.

          • Hola Jesús,

            Yo digo lo mismo que Javi: es bastante extraño que no te pille el “required” sólo en un campo. ¿No será que te lo borra o se lo salta por alguna incompatibilidad con otro plugin que tengas instalado o que te borre el código que modificas o algo así (a mi a veces me ha pasado esto).

            ¿El formulario lo tienes hecho con Thrive Leads? ¿Tienes todos los elementos migrados con Thrive Leads al nuevo editor de Thrive Architect?

            Saludos!

          • Hola chicos!!

            Tema solucionado. Según el soporte de MailRelay parece que Thrive modificaba el código.

            Gracias a dios que Thrive ha lanzado una actualización ayer, y se puede modificar visualmente y hacer que cualquier campo del formulario sea required.

            Así que he utilizado esa opción y ya funciona. ¡Muchas gracias!

          • Hola Jesús,

            Genial que lo hayas solucionado. Me olía que era algo así, que algún elemento te estaba borrando el código que ponías. Y también me olía que algo de Thrive podía estar por medio, porque más de una vez me he encontrado con un caso así. 😉

            Saludos!

  6. Buenas,

    Por fin, lo conseguí, muchas gracias por tu ayuda. Por muchas vueltas que he dado por la propia web de MailRealay, no encontraba la opción de añadir una casilla para cumplir con la RGPD, por lo que te tengo que dar las gracias, porque diste con la solución.

    Muchas gracias, te vas a favoritos!

    • Hola Beatriz,

      Como a mi me costó encontrarla y no tuve ayuda para conseguirlo, sabía que este post os sería de mucha ayuda a muchos de vosotros que estuviéseis en mi misma situación. Así que no sabes como me alegra leer tus palabras. 🙂

      Gracias! Un saludo.

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